Uw boekhouder kan vanuit zijn kantoor uw boekhouding zien en corrigeren en verwerken, terwijl uw bedrijf in de verschillende vestigingen op verschillende locaties zonder dure verbindingslijnen via internet de boekhouding kunnen voeren.Het pakket wat wij hebben geselecteerd voor het midden en klein bedrijf het SQL-Ledger en het pakket voor multi nationals heet WebErp. Beide pakketten hebben we bekeken en op dit moment ligt onze voorkeur bij SQL-Ledger, ook natuurlijk omdat we meer midden en klein bedrijven ondersteunen dan grote. SQL-Ledger:
sql-ledger is een boekhouding systeem waar de data wordt opgeslagen in een database en de bediening kan met een willekeurige browser zoal Internet explorer of firefox. Het grote pluspunt is ook dat u vanuit iedere geopende pagina de relevante vervolgfunkties meteen kunt aanroepen. B.v. u bent in de debiteuren lijst en u kiest een debiteur, onderaan het overzicht van de gekozen debiteur zijn een aantal knoppen te zien, en u kunt nu rechtstreeks een factuur maken, een offerte maken of een bestelling invoeren. Dat maakt dat SQL-Ledger zo makkelijk werkt.
Het gehele systeem is aan elkaar gekoppeld door het rekeningstelsel elk onderdeel in de voorraad is gekoppeld aan inkomsten uitgaven voorraad en belasting tarief. Wanneer een onderdeel wordt ingekocht of verkocht worden de aangekoppelde rekeningen automatisch geupdate. Met de assemblage mogelijkheid is het mogelijk om in het systeem een assemblage te maken van onderdelen ,service , werkuren.
De assemblage is ook weer af te breken als voorbeeld: een auto als geheel ingekocht en wordt gedemonteerd in onderdelen.(deassemblage). Van de assen en wielen maakt men weer een aanhangwagen assemblage. Wanneer een assemblage wordt verkocht dan wordt de voorraad status van de onderdelen die er aan gekoppeld automatisch geupdate.Hierbij heeft u altijd een duidelijk overzicht van de voorraad , tekorten die bij besteld moeten worden en de kostprijs van de voorraad. Zoals U ziet is sql-ledger naast een boekhoud programma ook een ERP programma en de ontwikkelingen in de toekomst groeien hier ook steeds meer naar toe.
Met sql-ledger is het mogelijk om offerte's te maken en deze om te zetten naar een order, de order kan gebruikt worden om een factuur van te maken of een deel van de factuur met een rest order voor b.v backorders. Natuurlijk kunnen van alle handelingen prints worden gemaakt deze prints kunnen aangepast worden aan u bedrijfs omstandigheden en digitaal verstuurd worden in pdf formaat html of text.Sql-ledger is meertalig het is mogelijk om een bv een spaanse werknemer in het programma te laten factureren in het Spaans terwijl de boekhouder in Nederland werkt en de spaanse boekingen verwerkt in het Nederlands. Ook is het mogelijk een buitenlandse klant een factuur in zijn eigen taal te versturen. Buitenlandse valuta's worden automatisch omgerekend.
De layouts in sql-ledger facturen pakbonnen orders offerte's balans winst en verlies rekeningen zijn naar eigen huisstijl aan te passen in html tex of text. En kunnen afgedrukt worden in html formaat pdf of postscript. De meeste variabelen die in het systeem voorkomen kunnen in de layouts gebruikt worden. Bv betalingtermijn heeft de variable <%terms> en vervaldatum <%due%>. Een klant met een betaling termijn 7 dagen krijgt in zijn factuur voor de waarde <%terms> dus 7. standaard is sql-ledger voorzien van Nederlandse layouts deze zijn naar wens aan te passen in u huisstijl Robusoft kan U ondersteunen met het aanmaken van layouts.
SQL-Ledger is een multi user boekhoud pakket U kunt meerdere account aanmaken en deze gebruikers rechten geven.
b.v iemand van het magazijn heeft alleen rechten om orders te behandelen en picklijsten af te drukken en iemand van de verkoop of een kassa heeft alleen toegang tot het maken van orders en facturen of tot pos (point of sale). Sql-ledger heeft standaard een kassa systeem ingebouwd hiermee is het mogelijk om een touchscreen met kassa aan te sluiten bediening met pda is ook mogelijk b.v draadloos bestellingen opnemen in een restaurant of voorraad bijwerken in het magazijn. Indien gewenst kan er gebruik worden gemaakt van een audit controlle alle transactie's worden vastgelegd in een audit file dit word veel gebruikt om fraude tegen tegaan en om fouten op te sporen ook de belastingdienst kan de auditfile gebruiken bij een boekhouding controle. Het terugdraaien van boekingen verbieden is ook een optie hierbij is het niet mogelijk om finaciele boekingen te verwijderen of aan tepassen , foutieve boekingen moeten eerst met een creditboeking op 0 gezet worden en vervolgens wordt er een nieuwe boeking gedaan met een nieuw boekingsnummer.
Alle transactie krijgen automatisch een oplopend nummer in sql-ledger b.v fact2005001 ..2005002 en aan de facturen en orders zijn ook referentie nummers gekoppeld van de onderliggende order of offerte. Een recent nieuwe functie in sql-ledger is terug kerende transactie's hiermee kunt u b.v elke maand automatisch een nieuwe factuur sturen aan een klant.
Sql-ledger heeft veel mogelijkheden voor aanpassingen, koppelingen aan andere databases importeren en exporteren behoort tot de mogelijkheden. Het pakket blijft volop in ontwikkeling en binnen kort komt al weer de 2.7 versie met nieuwe feature's zoals: credit factureren, proforma's , transport vrachtbrieven, kwaliteit controlle, meer uitgebreide rapport functie's.